Exchange Speicherplatz retten: Nachhaltiger Erfolg

Wir standen vor dem Problem, dass der Speicherplatzbedarf für die Postfächer die verfügbaren Ressourcen für die Exchange Server zu sprengen drohte. Alle bereitgestellten Volumes für die Exchange Datenbanken waren zu fast 90% „voll“. Trotz E-Mail Archivierung war das System an die vorhandenen Grenzen gestoßen. In den Datenbanken war kaum Luft, so dass das E-Mail Aufkommen beim Kunden zu einem stetigen Wachstum der Datenbanken führte – etwa 2 GB pro Tag. Es war abzusehen, wann die verfügbaren Ressourcen nicht mehr ausreichen würden.. Aufrüsten der Server war keine Alternative.

Unser Ansatz: Wenn in den Datenbank genügend freier Speicherplatz zur Verfügung steht, muss Exchange die Datenbanken nicht vergrößern. Wo sollte der her bekommen? Wir starteten eine Auswertung, wie die Postfächer den belegten Speicherplatz verwenden und deckten die wesentliche Reserve auf:

  • Get-mailboxfolderstatistics –identity <Mailbox> -folderScope deletedItems

Wir summierten die  FolderSize und FolderAndSubfolderSize aller Ordner „Gelöschte Objekte“ für alle Postfächer auf und erhielten einen Gesamtwert von über 90 GB.

Das heiß: Die Benutzer haben fleißig gelöscht. Aber die Daten wanderten in den Ordner „Gelöschte Objekte“, wo sie erstmal liegen bleiben und weiterhin Speicherplatz in der Datenbank „verschwenden“. Aus Sicht der normalen Benutzer sind Daten gelöscht worden. Exchange rührt diese Daten aber nicht an. Diese Reserve sollte aktiviert werden, damit die Datenbanken nicht mehr wachsen.

Die Lösung war eine Aufbewahrungsrichtlinie (Retention Policy), die die Ordner „Gelöschte Objekte“ leert und die Daten endgültig löscht. Dabei wird die Aufbewahrungsfirst oder Verfallszeit der gelöschten Objekte auf einen definierten Zeitraum festlegt. Wir wählten vierzehn Tage. Diese Retention Policy wurde auf alle Postfächer angewendet.

Nach der Anwendung der Richtlinie stellten sich recht zeitnah erste Erfolge ein:

  • Das Datenbankwachstum von 1-2 GB / Tag wurde geendet.
  • Innerhalb von vier Wochen konnten wir erreichen, dass der verfügbare Speicherplatz in den Datenbanken (AvailableNewMailboxSpace) auf 50 GB anwuchs.

Damit haben wir erreicht, dass für die Exchange Server kein zusätzlicher Speicherplatz bereitgestellt werden musste. Trotz eines täglichen E-Mail Aufkommens von 2-3 GB ist zur Zeit der verwendete Speicherplatz für die Exchange Datenbanken stabil.

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